Para que un negocio sea exitoso, ya sea grande, mediano o pequeño, se necesitan dos elementos financieros en común: la planificación y el manejo adecuado de las finanzas. Para lograr dirigir tu empresa en la dirección correcta, es sumamente importante el desarrollar un presupuesto y seguirlo.
¿Qué es un presupuesto?
El presupuesto es una guía o plan de acción enfocado en una meta financiera. Se compone de información y datos económicos que deben cumplirse en un tiempo determinado y está relacionado con los productos y servicios que ofrece un negocio.
Un presupuesto debe incluir la siguiente información básica:
- Información general del negocio- Señala la información de contacto de la empresa.
- Clientes- Identifica el público primario y secundario a quien atiende tu negocio, es decir, los clientes a quienes van dirigidos los productos y servicios de tu empresa.
- Oferta- Establece la oferta de los productos y servicios de tu negocio y cuáles son los elementos diferenciadores de tu empresa versus la competencia.
- Valor- Determina el valor de los productos y servicios que tu empresa ofrece, y no solamente en términos monetarios, sino también en el valor añadido, o el beneficio que puede recibir tu cliente a través de estos productos y servicios.
- Métodos de pagos- Hoy día existe una amplia variedad de métodos de pago, además de los tradicionales métodos como efectivo, cheques y tarjetas de crédito. Ahora existe una variedad de plataformas electrónicas como las billeteras virtuales, entre otras, que podrías utilizar en tu negocio.
- Gastos fijos y variables- Detalla todos los gastos que tienes en tu negocio tales como nómina, materiales, alquiler, inventario, utilidades, permisos, seguros, licencias, ahorros y servicios profesionales que necesites contratar como contabilidad, servicios legales, publicidad y relaciones públicas, entre otros.
¿Por qué es importante elaborar un presupuesto?
Como mencionamos anteriormente, un presupuesto es una guía o plan de acción de tus finanzas, lo cual te permite dirigir tu negocio hacia una meta determinada. Cabe señalar que es de suma importancia que establezcas un presupuesto tanto para tu negocio, como en tu plano personal o familiar. En el caso de que desearas solicitar un préstamo comercial para expandir tu negocio, comprar maquinaria o equipos, o cualquier otra razón, el banco también va a realizar un análisis de la situación financiera personal del solicitante, es por esto por lo que es importante que también establezcas unos controles a nivel personal y mantengas una situación financiera personal estable.
Establecer un presupuesto y seguirlo te permite controlar tus gastos, de manera que puedas tomar decisiones financieras estratégicas. Por ejemplo, si notas que tus gastos son mayores que tus ingresos, puedes determinar cómo puedes controlar tus gastos. Identifica cuáles son gastos necesarios y cuáles excesivos o que puedes prescindir de ellos. Igualmente te puede servir para determinar si necesitas establecer estrategias para aumentar tus ventas y tu clientela.
Por otro lado, en un presupuesto también puedes establecer una partida para ahorros, para desarrollar nuevos proyectos o para atender emergencias. Un ejemplo reciente son los cambios inmediatos que tuvieron que realizar muchos negocios a raíz de la pandemia. Muchos se tuvieron que reinventar y establecer nuevas formas de servir al cliente, como en el caso de los restaurantes que ampliaron sus ofertas de carry-out y entregas a domicilio. Si no hay una planificación financiera para atender este tipo de emergencias, tu negocio puede sufrir un gran revés.
Si aún no tienes un negocio establecido y estás en proceso de establecerlo, también debes desarrollar un presupuesto para que puedas identificar tus necesidades financieras, cuánto dinero necesitas para establecer tu negocio y cuánto deben ser las ventas de tu negocio para operar exitosamente.
Si lo que deseas es expandir tu negocio, el presupuesto también te ayudará a mantenerte enfocado en ese crecimiento. En muchas ocasiones, para expandir tu negocio vas a necesitar un préstamo comercial, por lo tanto, el banco te va a solicitar un estado financiero en dónde haya un análisis de tus ingresos y deudas.
En resumen, un presupuesto te debe servir como una radiografía de la situación de tu negocio, para identificar oportunidades y necesidades. Igualmente, un presupuesto es un documento vivo, no es un documento para crearlo y luego engavetarlo. El presupuesto se debe mirar y evaluar constantemente. También es recomendable que utilices el presupuesto para desarrollar proyecciones a dos a tres años, para identificar tendencias, hacer ajustes y asegurar el crecimiento y éxito de tu negocio.
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